Als zzp’er kan het interessant zijn om een zakelijke lunch met opdrachtgevers of leveranciers in te plannen. Om een nieuwe samenwerking te bespreken, om terug te blikken op de afgelopen periode of gewoon om de band onderling warm te houden. Maar kun je deze kosten als zzp’er aftrekken van de belastingen? In deze blog gaan we dieper in op de regels omtrent de aftrekbaarheid van dergelijke kosten en de verschillende opties die je als zzp’er hebt.
Wanneer kun je zakelijk eten en drinken aftrekken?
Een lunch, borrel of diner met een zakelijk doeleinde is vaak een grijs gebied. Omdat eten in de basis een dagelijkse behoefte is, is het niet altijd aftrekbaar. Komt daar een zakelijk karakter bij kijken, bijvoorbeeld omdat er belangrijke zaken met partners dienen te worden besproken, dan kan het zo zijn dat je dit wél kunt aftrekken.
Dergelijke kosten vallen dan boekhoudtechnisch onder representatiekosten, wat zoiets betekent als de kosten die gemaakt worden om zakelijke belangen te behartigen, zonder dat daar een tegenprestatie voor nodig is. In diezelfde categorie vallen ook evenementen, congresbezoeken en relatiegeschenken.
Eten en drinken gedeeltelijk opnemen: Wat je moet weten
Je kunt kosten die je maakt voor eten en drinken met een zakelijk doel meestal slechts gedeeltelijk opnemen in de boekhouding. Hiervoor zijn twee mogelijkheden: mét en zonder drempel. We vertellen er graag meer over.
Met drempel en volledige aftrek: Als je kosten voor eten en drinken maakt tot een bedrag van €4500, zijn deze niet aftrekbaar. Zodra je deze ‘drempel’ wel bereikt, kun je alle kosten daarboven volledig aftrekken. In de praktijk halen de meeste zelfstandigen en kleine ondernemers deze drempel niet, waardoor zij meestal niet voor deze optie kiezen. Denk bijvoorbeeld zelf maar eens aan het aantal keren dat je een lunch organiseert met partners of klanten.
Zonder drempel en gedeeltelijke aftrek: Deze optie is doorgaans aantrekkelijker voor de meeste zzp’ers en kleine ondernemers. Hierbij geldt geen drempel, maar je mag dan wel de kosten voor eten en drinken voor slechts 80% opvoeren als zakelijke kosten. Dit komt doordat een deel van deze kosten ook privévoordelen met zich meebrengt. Je hebt namelijk zelf ook baat bij de consumpties, waardoor de Belastingdienst deze kosten niet volledig als zakelijk beschouwt.
Documenteer je uitgaven
Een belangrijke tip die we je kunnen geven is om de rekeningen en facturen van zakelijke lunches, evenementen of andere representatiekosten goed te bewaren en duidelijk te documenteren. Zorg ervoor dat je bij elke uitgave noteert met wie de zakelijke gelegenheid plaatsvond en wat het doel van de bijeenkomst was. Dit maakt het voor de Belastingdienst eenvoudiger om te zien dat de kosten zakelijk zijn en kan eventuele problemen bij een controle voorkomen.
Hoe zit dat met catering?
Ook wanneer je een bedrijfslunch organiseert, een cateraar inhuurt of een borrel verzorgt voor zakenpartners, gelden bovenstaand benoemde regels. Deze kosten vallen ook onder de representatiekosten en zijn dan ook (deels) aftrekbaar. Ook hierbij geldt dat het goed is om te documenteren wanneer de catering heeft plaatsgevonden, maar bovenal ook wie er die dag te gast waren.
Catering op maat organiseren?
Wil je nieuwe klanten, opdrachtgevers of partners ontvangen met een compleet verzorgde lunch, borrel of buffet? Dan ben je bij ons aan het juiste adres. Wanneer je kiest voor Partycatering Centrale, kies je voor topkwaliteit, professionaliteit en gastvrijheid. Onze ervaren experts staan voor je klaar om jouw ideeën werkelijkheid te laten worden en jouw lunch, feest of bedrijfsevenement naar een hoger niveau te tillen.
Laat ons de catering verzorgen, zodat jij je kunt concentreren op het genieten van het moment of het doel van de afspraak. Neem geheel vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden door te nemen. We staan graag voor je klaar.
